Grazie a un sistema di Case Management personalizzabile, le organizzazioni possono gestire in modo efficiente le attività interne, riducendo il dispendio di tempo e migliorando la tracciabilità delle informazioni. La piattaforma consente di strutturare il lavoro in casi, semplificando la collaborazione tra i team e automatizzando i flussi operativi. Ogni caso viene gestito secondo procedure definite, garantendo il monitoraggio e la chiusura efficace delle attività.
Il software dedicato alla digitalizzazione e all’automazione dei diversi processi aziendali interni, per la risoluzione dei “casi” aziendali, che:
- Si adatta alle tue procedure interne e non il contrario
- Permette agli utenti di collaborare agevolmente, dando loro la possibilità di comunicare in modo immediato e di accedere facilmente alle informazioni di cui hanno bisogno
- Supporta il lavoro delle persone, riducendo o eliminando le attività manuali per diventare più efficienti
Funzionalità principali
Personalizzazione dei processi
La piattaforma consente di configurare e adattare i processi interni in base alle specifiche esigenze aziendali. Ogni organizzazione può modellare le procedure in base ai propri flussi di lavoro, senza dover modificare le proprie metodologie operative.
Notifiche e reminder automatici
Il sistema supporta le operazioni quotidiane con notifiche intelligenti che avvisano i collaboratori sulle scadenze imminenti o su azioni da compiere. Questo elimina il rischio di dimenticanze e garantisce la puntualità nelle operazioni aziendali.
Comunicazione e collaborazione immediata
Un software di Case Management deve facilitare la comunicazione tra i team, offrendo strumenti per lo scambio di informazioni e la condivisione documentale. Ogni utente ha accesso immediato ai dati necessari per lavorare in modo efficace, senza dover ricorrere a email dispersive.
Automazione dei processi
Attraverso l’automazione, il sistema esegue operazioni ripetitive come l’inoltro di documenti, l’assegnazione delle attività e la gestione delle richieste. Questo accelera il flusso di lavoro e riduce il rischio di errori manuali.
Case Management System vs. Software BPM
Case Management System:
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Il processo è specifico e poco prevedibile.
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Le informazioni gestite sono molto varie.
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Il lavoro richiede decisioni umane e non è completamente automatizzabile.
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Le procedure possono adattarsi dinamicamente ai cambiamenti.
Software BPM:
I processi sono standardizzati e seguono schemi predefiniti.
Le informazioni trattate sono strutturate e prevedibili.
L’intero processo è completamente automatizzabile dall’inizio alla fine.
Offre rigidità operativa con minime variazioni nei flussi.
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Benefici
- Riduzione delle email interne e ottimizzazione della comunicazione aziendale.
- Automazione dei flussi di lavoro per aumentare la produttività.
- Maggiore tracciabilità delle informazioni e riduzione del rischio di errori.
- Adattabilità a diversi settori aziendali con configurazioni personalizzabili.
- Monitoraggio e reportistica avanzata per analisi dettagliate sui processi.
Esempi di applicazione
Gestione della PEC
L’arrivo di una PEC avvia automaticamente un flusso di gestione, notificando i reparti coinvolti e garantendo il rispetto delle procedure aziendali. Reclami, richieste e documenti ufficiali vengono smistati con precisione e senza ritardi.
Gestione delle risorse umane
Le richieste di ferie, permessi e malattie possono essere gestite tramite workflow strutturati, con approvazioni automatiche e notifiche ai responsabili. Questo semplifica la gestione amministrativa e garantisce trasparenza nei processi HR.
Gestione della flotta aziendale
Scadenze assicurative, revisioni e interventi di manutenzione vengono monitorati con promemoria automatici. Il sistema permette di gestire l’intero ciclo di vita dei veicoli aziendali, evitando sanzioni e ritardi.
Gestione amministrativa
Documenti aziendali, richieste di approvazione e contratti possono essere tracciati con un Case Management System, garantendo il rispetto delle procedure e semplificando il recupero delle informazioni.
Recupero crediti
Ogni fattura emessa può generare un caso che segue l’andamento del pagamento. Se il pagamento non viene effettuato entro la scadenza, il sistema invia automaticamente solleciti e avvisi al cliente o agli uffici competenti.
Gestione della produzione e campionature
Il sistema guida gli utenti attraverso procedure definite, automatizzando la trasmissione delle informazioni tra gli uffici e migliorando il coordinamento tra reparti.
