Grazie a una piattaforma dedicata, il software di whistleblowing consente alle organizzazioni di gestire in modo sicuro e conforme le segnalazioni di illeciti, garantendo riservatezza e protezione dell’identità del segnalante. Con l’entrata in vigore del D.Lgs. n. 24/2023, le aziende con almeno 50 dipendenti sono obbligate a dotarsi di un sistema di segnalazione interno. L’adozione di questa tecnologia non solo assicura la conformità normativa, ma rafforza il sistema di controllo interno e promuove una cultura aziendale basata su etica e trasparenza.
Che cos'è il whistleblowing?
Con il termine whistleblowing si intende la segnalazione anonima e spontanea di un individuo relativamente a un illecito o un’irregolarità commessa all’interno dell’azienda.
Può essere “interno”, nel caso in cui la segnalazione venga fatta tramite canali di segnalazione interni all’azienda, mentre è “esterno” nel caso in cui venga fatta pubblicamente, ad esempio sotto forma di denuncia o di rivelazione alla stampa.
Il whistleblowing si riferisce a violazioni di legge o regolamento, a situazioni gravi come corruzione o frode e a situazioni di pericolo per la salute e la sicurezza di tutti. Non è da confondersi con le lamentele che invece sono legate a questioni di interesse personale.
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Funzionalità principali
Gestione strutturata delle segnalazioni
Il software permette di raccogliere, classificare e analizzare segnalazioni di illeciti o violazioni aziendali, assegnandole automaticamente ai responsabili preposti alla loro valutazione. Un workflow digitale strutturato consente di gestire ogni segnalazione in modo tempestivo ed efficace, garantendo la massima tracciabilità del processo.
Piattaforma anonima e sicura
L’interfaccia dedicata consente ai segnalanti di inviare comunicazioni in forma anonima o identificata, con crittografia avanzata e protezione dei dati. Il sistema garantisce il rispetto della riservatezza, impedendo l’accesso non autorizzato e minimizzando il rischio di ritorsioni.
Integrazione con policy aziendali e normative
Il modulo può essere personalizzato per allinearsi alle policy interne dell’organizzazione e ai requisiti normativi nazionali ed europei. La piattaforma fornisce aggiornamenti continui per garantire la conformità alle più recenti direttive in materia di whistleblowing.
Notifiche e gestione scadenze
Grazie a un sistema di alert automatici, i responsabili ricevono notifiche sulle nuove segnalazioni e sulle attività da svolgere, assicurando tempi di risposta rapidi e gestione puntuale dei casi. Il software consente inoltre di monitorare le scadenze per la chiusura delle indagini e l’adozione di eventuali azioni correttive.
Reportistica avanzata e audit trail
Dashboard e strumenti di analisi forniscono una panoramica dettagliata sul numero e la tipologia di segnalazioni ricevute, permettendo di individuare tendenze e aree critiche. Ogni operazione eseguita sulla piattaforma viene tracciata in un audit trail per garantire la massima trasparenza e responsabilità.
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Benefici
- Conformità normativa garantita con l’adozione di un sistema allineato alle direttive più recenti.
- Massima protezione dell’identità del segnalante grazie a crittografia avanzata e accessi controllati.
- Miglioramento del controllo interno con un sistema che permette di identificare e gestire tempestivamente eventuali violazioni.
- Promozione di una cultura aziendale etica che favorisce trasparenza e responsabilità.
- Riduzione dei rischi legali e reputazionali con un sistema certificato per la gestione delle segnalazioni.
- Automazione e tracciabilità delle segnalazioni per una gestione più efficiente e sicura delle comunicazioni interne.
