Grazie a un sistema avanzato per la gestione delle PEC, le organizzazioni possono garantire la corretta tracciabilità e gestione delle comunicazioni certificate, riducendo il rischio di omissioni e ritardi. La soluzione permette di automatizzare la classificazione, l’assegnazione e il monitoraggio delle PEC in arrivo e in uscita, integrandosi con i sistemi aziendali per migliorare la collaborazione interna e l’efficienza operativa. La gestione strutturata delle PEC consente di rispettare le scadenze, rispondere tempestivamente a comunicazioni critiche e ridurre il rischio di contestazioni legali.
Il software dedicato alla digitalizzazione e all’automazione dei diversi processi aziendali interni, per la risoluzione dei “casi” aziendali, che:
- Si adatta alle tue procedure interne e non il contrario
- Permette agli utenti di collaborare agevolmente, dando loro la possibilità di comunicare in modo immediato e di accedere facilmente alle informazioni di cui hanno bisogno
- Supporta il lavoro delle persone, riducendo o eliminando le attività manuali per diventare più efficienti
Funzionalità principali
Automazione della classificazione e instradamento
Il sistema analizza automaticamente le PEC in arrivo, le classifica in base al contenuto e le assegna al reparto di competenza (es. amministrazione, legale, commerciale). Questo garantisce un flusso di lavoro strutturato ed evita che comunicazioni importanti vadano perse o rimangano in attesa.
Monitoraggio e controllo delle attività
Ogni PEC viene tracciata lungo l’intero ciclo di vita, consentendo di verificare in tempo reale lo stato di avanzamento e assicurando che tutte le azioni necessarie siano completate nei tempi previsti. Il sistema offre una visione centralizzata per la gestione di tutte le comunicazioni certificate.
Notifiche e promemoria automatizzati
Il software invia notifiche in tempo reale e promemoria periodici per evitare che le PEC critiche vengano trascurate o trattate oltre i termini stabiliti. Gli utenti ricevono alert sulle scadenze imminenti, garantendo una gestione proattiva delle comunicazioni.
Archiviazione e ricerca avanzata
Il sistema permette di archiviare in modo strutturato tutte le PEC ricevute e inviate, con possibilità di ricerca avanzata per filtrare i messaggi in base a data, mittente, contenuto o stato di lavorazione. Questo facilita l’accesso alle informazioni e migliora la gestione della documentazione.
Integrazione con altri sistemi aziendali
La piattaforma si integra con ERP, CRM e altri sistemi documentali, consentendo una gestione unificata delle comunicazioni certificate. Questa integrazione riduce il lavoro manuale e migliora la condivisione delle informazioni tra i reparti.
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Benefici
- Riduzione del rischio legale grazie alla gestione strutturata delle PEC.
- Automazione dei processi di classificazione, assegnazione e monitoraggio.
- Controllo completo e tracciabilità delle comunicazioni aziendali.
- Efficienza operativa migliorata con l’integrazione nei sistemi aziendali.
- Eliminazione del rischio di PEC non gestite o trattate in ritardo.
